Что нужно знать об онлайн-кассах

С июля 2017 года перестали действовать старые правила применения контрольно-кассового оборудования, и теперь владельцы касс обязательно должны передавать данные о всех покупках Оператору фискальных данных для Федеральной налоговой службы. Все это прописано в Федеральном законе № 54, который призван сделать денежный оборот более прозрачным, а также оптимизировать управление бизнесом, сделав процессы менее затратными по времени и более удобными.

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который по интернету способен отправлять электронные копии чеков Оператору фискальных данных, затем печатать на бумажном чеке QR-код и ссылку, с помощью которой гость может проверить валидность такого чека, а также осуществлять отправку копии чека на электронный адрес или телефон гостя. Оператор фискальных данных по запросу передает информацию о транзакциях в Федеральную налоговую службу.

Онлайн-кассы пока есть не у всех

Многих рестораторов новый закон не порадовал. Очевидно, что нововведения влекут за собой неизбежные дополнительные затраты на покупку или модернизацию кассового оборудования (а также дополнительные траты на услуги ОФД).

Для большинства предпринимателей контрольный срок внедрения новой техники (01.07.2017) уже наступил. Однако из предполагаемых 1,2-1,3 млн. организаций, которые должны были к этому моменту работать по новому порядку, только около 850 тысяч смогли своевременно обеспечить себя необходимым оборудованием. Причем дело здесь не столько в менталитете и склонности откладывать все на последний момент: в связи с переходом на рынке образовался дефицит кассовых аппаратов и фискальных накопителей, без которых осуществлять работу в рамках налогового поля невозможно. Стоит отметить, что организации, которые озаботились приобретением нужной техники до 01.07.2018, но не получили ее в указанный срок от поставщика, освобождаются от штрафов вплоть до момента ее получения.

Штрафные санкции

В старой редакции закона было предусмотрено всего два правонарушения, а теперь — 15 пунктов, за несоблюдение которых можно понести убытки. Так, если у ресторана работает кассовая техника без фискального накопителя и без подключения к интернету (то есть не соответствует 54-ФЗ), ответственному за кассу должностному лицу (администратору / управляющему / директору) придется заплатить до 3 000 рублей, а владельцу заведения — до 10 000 рублей. Таким образом, не установив вовремя корректно работающую онлайн-кассу, хозяин ресторана подвергает риску и своих сотрудников.

Также предусмотрен штраф за ненаправление электронного чека: если клиент просит прислать ему чек по email, заведение обязано это сделать. Если гостям не приходит смс с чеком, и не выдается при этом бумажный вариант, ресторан может быть оштрафован на 10 000 рублей.

Тем не менее, заведение все равно обязано ежемесячно отправлять данные о платежах в Налоговую службу. Если их не отправлять или делать это не вовремя, можно получить штраф на сумму до 10 000 рублей.

Как перейти на кассу, соответствующую новому порядку

• Модернизировать уже имеющуюся: хотя такая возможность есть не всегда — это зависит от производителя  
• Купить новую кассу, соответствующую всем требованиям закона

Кассы бывают разные

Самая бюджетная касса отправит информацию Оператору фискальных данных на хранение и напечатает чек, который нужно оторвать вручную. Такой вариант подойдет маленьким заведениям с небольшой проходимостью. Стоит отметить, что и у некоторых бюджетных вариантов есть возможность устанавливать разные приложения для ведения аналитики бизнеса.

Также есть онлайн-кассы, соединяющие в себе функции фискального регистратора и терминала для работы официанта, кассира, бармена и администратора. Рестораторам, которым нужен расширенный функционал, чтобы следить за эффективностью бизнеса (удаленно через в интернет), подойдет Quick Resto для iPad, позволяющее работать с картой столов, отправлять заказы на кухню, формировать курсы подачи, печатать пречеки, и выполняет другие полезные функции.

Ошибки и рекомендации при выборе и работе с онлайн-кассами

Из личного опыта: на первоначальном этапе владелец не всегда может четко сформулировать список всех требований, которым должна отвечать касса (особенно это касается учетной части системы автоматизации). Поэтому не лишним будет провести пару вечеров, изучая возможности современных систем, и составить список действительно важных для вашего заведения функций. Однако не стоит откладывать вопрос модернизации кассовой техники в долгий ящик.

Для тех, кто «уже в лодке», хочется сказать: берегите лес! В противовес печати длинных портянок бумажных чеков (а новый формат как раз предполагает значительное увеличение используемой бумаги) можно предложить человеку отправить электронную копию чека на почту или телефон — это быстро и удобно не только ресторатору, но и гостю.

Restoclub благодарит за помощь в подготовке материала компанию Quick Resto и лично Евгения Дубровского.