Методы повышения эффективности в общепите: электронные журналы Haccp-Online

Современные технологии позволяют оптимизировать большинство процессов, которые влияют на эффективность работы любого заведения общепита: от столовой до ресторана. 

Например, просто соблюдать санитарно-эпидемиологические нормы и правила (СанПиН) в ресторанах недостаточно — необходимо фиксировать все процессы в специальных бумажных журналах. Но у ведения документации в таком формате есть множество минусов, ведь куда удобнее пользоваться электронным вариантом. 

Сегодня мы расскажем о том, как переход на электронные журналы Haccp-Online помогает сэкономить и время, и ресурсы, при этом не потеряв в качестве санитарных стандартов, а также ответим на самые популярные вопросы о том, как вообще работают санитарные стандарты и зачем их соблюдать.

Почему необходимо заполнять бумажные журналы в соответствии с СанПиН?

Журналы в ресторанах и кафе заполняются для того, чтобы все процессы соответствовали законодательству, продукты были свежими, а здоровью гостей — ничего не угрожало. Если в заведении не соблюдают установленные правила и не заполняют журналы, то такой ресторан рискует получить штраф и, что гораздо хуже, его гости могут столкнуться с блюдами несоответствующего качества. 

Какие проблемы могут возникнуть при ведении бумажных журналов по санитарным правилам и нормам? 

Несмотря на то, что вести бумажные журналы очень важно, в процессе работы часто возникают определенные проблемы, требующие решения.

• В бумажном журнале легко допустить ошибку — особенно в периоды большой загруженности. Это приводит к появлению неточной информации, которая, в свою очередь, негативно сказывается на безопасности и качестве продуктов.
• Заполнение бумажных журналов сложнее контролировать, соответственно, есть риск не заметить требующую решения проблему вовремя. 
• Нет возможности проверить заполнение журнала удаленно — ведь для того, чтобы просмотреть бумажный журнал, необходимо приезжать в каждое заведение отдельно.
• Бумажные журналы требуют большого количества времени и усилий, которые сотрудники могли бы потратить на другие процессы. Рестораны и кафе обязаны регулярно обновлять данные о состоянии оборудования, соблюдении гигиенических процедур и других важных аспектах — это очень трудоемкий процесс.

Проведенное нами исследование показало, что рестораны и кафе в среднем тратят до двух часов ежедневно на заполнение бумажных журналов по СанПиН — а ведь это время всегда можно использовать для улучшения эффективности заведения. Если внедрить в работу онлайн способы ведения журналов благодаря электронным системам учета и контроля, это значительно сократит временные затраты и поможет улучшить процессы. Таким образом, электронные журналы — действительно эффективная альтернатива бумажным.

Тут также важно отметить, что ведение онлайн журналов абсолютно законно: с 1 января 2021 года разрешено заполнять журналы в электронном виде. Об этом сказано в СанПиН 2.3/2.4.3590-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организации общественного питания населения».

Тогда почему в ресторанах и кафе до сих пор используют бумажные журналы?

• Сила привычки: в заведениях так давно занимаются заполнением бумажных журналов, что переход на электронные сервисы кажется слишком сложным и не очень необходимым.
  Несмотря на это, практика показала, что научится работать с онлайн-сервисами достаточно легко. Сотрудники любого возраста и вне зависимости от опыта быстро адаптируются к новым условиям, потому что электронные журналы действительно оказываются проще и эффективнее.
• Ограниченный доступ к технологиям: многие современные технологии внедрять достаточно сложно, потому что они требуют отдельных электронных устройств и опытных сотрудников, которые будут ими управлять.
  Но работать с Haccp-Online можно с любого устройства с выходом в интернет (от телефона до компьютера), поэтому здесь не возникает никаких сложностей. 

Сергей (владелец сети кафе «Лаки Кинг» и кондитерских «Русский Лес», 11 точек): «Мы выбирали из большого количества аналогичных сервисов. Другие сервисы оказались сложнее в использовании и настройке, у нас возникало много вопросов по заполнению и ведению. Пробный период сервиса Haccp-Online показал нам все возможности сервиса, мы быстро разобрались с интерфейсом и приняли решение использовать его».

• Бюджетные ограничения: внедрение новых технологий часто требует дополнительных затрат.
  Однако стоимость человека-часа труда людей, занимающихся заполнением бумажных журналов вручную, обычно выше расходов на ведение электронных журналов.
• Необходимость обучить персонал: переход на электронные журналы Haccp-Online часто требует дополнительного обучения, что влечет дополнительные финансовые и временные траты. 
  Однако Haccp-Online подсчитал, что необходимо около 20 минут, чтобы разобраться в сервисе. Процесс адаптации сотрудников к новой системе обычно проходит быстро и эффективно, потому как сервис интуитивно понятен. А для большего удобства к каждому журналу прилагаются обучающее видео и инструкция. 

ИП Тихонова Марина Алексеевна (6 точек): «Знакомая посоветовала сервис Haccp-Online, решили попробовать. Каждый сотрудник быстро понял как работать с сервисом, некоторые научились самостоятельно полностью, некоторые через видео-инструкции. То есть, в сервисе все доступно описано, можно быстро и эффективно начать вести электронные журналы Haccp-Online, очень удобно».

• Забота о безопасности данных: могут возникать вопросы о конфиденциальности при использовании электронных систем или присутствовать страх потери данных. Тем не менее, переживать не о чем! В системе электронных журналов Haccp-Online все данные надежно зашифрованы и хранятся на отдельном сервере.

Преимущества электронных журналов Haccp-Online

Опыт внедрения электронных журналов Haccp-Online показывает, что процессы начинают работать значительно эффективнее, а количество ошибок при заполнении документации снижается.

• Автоматизация процессов заполнения и обработки данных сокращает время, затрачиваемое на административные задачи, и снижает вероятность человеческих ошибок.
• Уведомления о нарушениях помогают контролировать заполнение журналов. Если сотрудник забывает заполнить журнал или температура в холодильнике выходит за пределы или подходит какая-то дата — об этом приходит уведомление на почту или в Telegram.
• Журналы позволяют делегировать часть задач отдельным сотрудникам, предоставляя им ограниченные доступы. Внесенные данные сразу попадут в нужный журнал. 
• Синхронизация с системами учета iiko и 1С позволяет еще больше сократить время работы с журналами. 
• Электронные системы Haccp-Online обеспечивают более точный сбор, хранение и анализ данных, что повышает достоверность информации и улучшает принятие управленческих решений.

Сергей (владелец сети кафе «Лаки Кинг» и кондитерских «Русский Лес», 11 точек): «Бесконечный расход бумаги и постоянный контроль сотрудников занимает огромное количество времени. Электронные журналы Haccp-Online стали для нас отличным решением, которое экономит наше время и время наших сотрудников и позволяет осуществлять контроль из любой точки мира, очень удобно!»

• Электронные журналы Haccp-Online обеспечивают легкий доступ к данным из любого места и в любое время через интернет, что облегчает мониторинг и управление процессами даже на удаленных объектах.

ИП Тихонова Марина Алексеевна (6 точек): «У меня несколько столовых и на каждой точке есть сотрудник, который отвечает за бракеражный журнал. Я просто периодически с компьютера проверяю заполненность электронных журналов. Также, смотрю уведомления на почте, мне сообщается все ли заполнено, и я могу напомнить своим сотрудникам и проконтролировать выполнение задачи».

• Система электронных журналов Haccp-Online помогает обезопасить информацию благодаря защите данных и контролю доступа. Это обеспечивает конфиденциальность информации и предотвращает несанкционированный доступ.
• Использование электронных журналов Haccp-Online способствует сокращению расходов на бумагу, канцелярские принадлежности и другие ресурсы, что в конечном итоге экономит средства компании.

Сергей (владелец сети кафе «Лаки Кинг» и кондитерских «Русский Лес», 11 точек): «Недавно в нашем заведении была плановая проверка Роспотребнадзора. Электронные журналы Haccp-Online были приняты без распечатывания, никаких вопросов по ведению у них не возникло, так как им важно видеть историю ведения журналов, PDF файла было достаточно».

В целом, эти факторы помогают повысить эффективность работы предприятия и снизить риски возникновения ошибок, что делает переход на электронные журналы Haccp-Online выгодным решением для многих организаций.

Следует отметить, что электронные журналы Haccp-Online удобны как для небольших заведений с 1-2 точками, так и для ресторанов, которые находятся по всей России. Вот, что об этом говорят клиенты сервиса!

Борис (управляющий кофейни «Лучший день», 1 точка): «Я предприниматель, у меня два сотрудника, и мне многое приходится делать самостоятельно. Я сам могу заниматься и приготовлением напитков, и администрированием и прочими вопросами заведения. Поэтому мне было важно найти сервис, который оптимизирует работу и сокращает время на ведение электронных журналов. Haccp-Online мне порекомендовал консультант, видимые результаты появились сразу».

Алексей (руководитель отдела качества Frank by Баста, 28 точек): «На электронные журналы Haccp-Online перешли достаточно быстро. Два года назад узнали о сервисе и подключили одну точку, потом другую, и, постепенно, подключили всю Россию. У нас достаточно много организаций, но подключение и адаптация прошли быстро. На расстоянии отслеживать заполненность бумажных журналов было очень проблематично. Сейчас же отслеживаем удаленно, что все заполнено правильно и в срок. Используем и функцию автозаполнения и стараемся обучать персонал заполнять журналы вручную».

Так, переход на электронные журналы становится не только необходимостью, но и стратегическим шагом в современном бизнесе. Сервисы электронных журналов предлагают разнообразные инструменты для автоматизации и управления данными, обеспечивая безопасность и качество продукции, а также делая процессы управления более эффективными и безопасными.