Как открыть свою кофейню

«Даблби» — международная сеть кофеен из России: сегодня в нее входят 75 заведений в Москве, Петербурге, Казани, Тбилиси, Риге,  Праге, Барселоне и других городах. Здесь используют зерно класса specialty, сами составляют кофейные смеси и, помимо классики, предлагают кофе, заваренный альтернативными способами. Наталья Ланцевич занимается петербургской частью сети, за четыре года она открыла здесь уже семь кофеен и делится опытом.

Шаг 1. Концепция и бюджет

Прежде чем ставить конкретные задачи, нужно четко представлять себе концепцию заведения. Как здесь будет: весело? спокойно? комфортно? серьезно? уютненько и даже чуть неряшливо? Вы продаете просто хороший кофе или кофе класса specialty? Какую именно кофейню вы создаете? Исходя из этого, станет понятно, какой нужен интерьер, какие бариста, какой ассортимент и оборудование.

На открытие хорошей кофейни нужно около 3 млн руб. Для процветания такой кофейни (если говорить о классе specialty) нужны 100 и более гостей в день со средним счетом 300-400 руб. — это дает выручку около 1 млн руб. в месяц. Для обеспечения такого среднего чека нужно продавать к кофе что-то еще. Или можно просто заниматься кофе, но тогда понадобится больше людей ежедневно.

Рассчитывая бюджет, разделите его на две части. Первая — сумма, которую вы потратите на ремонт, мебель, оборудование, поиск и обучение персонала, закупку продукции, продвижение. Вторая, не менее важная — инвестиции, необходимые, чтобы вы могли оплачивать любой финансовый результат. Чаще всего происходит как? Есть 3 млн, открылись на 2 900 000, осталось 100 000. Через две недели нужно платить зарплату, а не из чего. Создается избыточное напряжение относительно небольшой суммы, которая просто должна быть заранее спланирована. Нужна финансовая подушка, дополнительные оборотные средства для операционной деятельности, в идеале на 9-12 месяцев. Многие начинающие предприниматели забывают заложить это в бюджет.

Открытие кофейни по франшизе отличается тем, что дает готовые ответы на многие вопросы: интерьер, брендбук, стиль, рекомендации по выбору места, даже нормы списаний. Чаще всего компания отвечает и за рекламу, так что собственнику уже не надо в это вкладываться.

• Интерьеры «Даблби»
• Интерьеры «Даблби»
• Интерьеры «Даблби»
• Интерьеры «Даблби»

Шаг 2. Выбор помещения

Первый критерий — стоимость аренды. Допустим, наша цель — кофейня с выручкой 1 млн руб. (прибыль собственника за вычетом всех расходов в этой ситуации составит 100-150 тыс.). Вы уже знаете, сколько из этой суммы нужно вычесть на зарплату сотрудникам, себестоимость продукции и другие операционные расходы. Остается приложить к оставшейся сумме стоимость аренды и посчитать: она позволит зарабатывать те самые 100-150 тыс.? Нет? Отказываемся от этого помещения или идем на риск, если есть основания думать, что это место принесет выручки не миллион, а больше.

Далее — присмотритесь к соседям. В этом доме живут люди, которые будут к вам ходить? Рядом есть какие-нибудь бизнес-центры или предприятия? Постойте два-три дня на этой улице — не чтобы посчитать количество человек, которые проходят мимо, а чтобы представить портрет этих людей. Зайдите в ТСЖ дома или БЦ, посмотрите, насколько они адекватны. Узнайте, что здесь было раньше, почему закрылось. В целом, для начинающих предпринимателей самый простой вариант — открыть точку to go в бизнес-центре: здесь рисков гораздо меньше.

Шаг 3. Согласования и разрешения

Если нет опыта, лучше найти людей, которые умеют это делать. Кроме того, важно расставить приоритеты. Пожарные, охрана, музыка — это нужно для того, чтобы открыться? Да. А вот если у тебя нет цеха и ты не собираешься готовить, зачем тебе санэпидемстанция? Если у тебя нет кухни, зачем дорогая система вентиляции?

Необходимый минимум — зарегистрировать юридическое лицо (например, ИП), встать на учет в налоговой, уведомить о своей деятельности Роспотребнадзор, получить согласование у пожарных. Остальное — исходя из потребностей.

Шаг 4. Закупка оборудования

Все зависит от концепции. Если вы хотите предлагать просто хороший кофе, можно взять стандартную машину в лизинг. Если цель — создать современную модную кофейню, то и кофе-машина должна быть стоимостью от 1 млн и более. Это станет вашей фишкой: гость заходит и видит почти космический аппарат.

Можно купить оборудование б/у и тем самым сэкономить 30-40%: на рынке постоянно что-то открывается и закрывается, а кофейное оборудование долговечно, оно практически не портится.

Шаг 5. Выбор системы автоматизации и учета  

Вам понадобится система автоматизации и учета — это оборудование, которое сможет делать отчеты для вас и для налоговой службы. Выбирайте опять-таки исходя из своих потребностей: насколько детализированный отчет вы хотите получать, будут ли там программы лояльности или отслеживание постоянных гостей.

Андрей Звонарев, представитель компании Quick Resto:

«Кофейням есть смысл смотреть в сторону облачных решений. Простота установки и работы, экономия на обслуживании — это то, в чем облачные сервисы выигрывают у стационарных систем.

Как правило, сервисы типа Quick Resto работают по подписке, используя в качестве оборудования обычные планшеты. Это удобно: не нужно тратиться на специализированное оборудование и ПО. В последнее время набирают популярность устройства «все в одном» типа терминалов «Эвотор», куда можно установить учетную систему под нужный тип бизнеса и сэкономить на оборудовании еще больше. Такие решения подходят для микробизнеса: форматов кофе to go или кофеточек на фудкортах.

С июля 2017 года закон требует использовать онлайн-кассу с отправкой данных о продажах в налоговую. Большинство кофеен уже попали под эту историю, а те, кто пока работает на ЕНВД или патенте, будут обязаны перейти на новый порядок в июле 2018. Так что, выбирая систему или оборудование, удостоверьтесь, что они соответствуют новому порядку использования ККТ».

Шаг 6. Поиск поставщиков

Продукт — это главное. В кофейне должен быть классный кофе. Открывая маленькую кофейню не по франшизе, можно экспериментировать: использовать двух-трех обжарщиков, покупая кофе не десятками килограммов, а понемногу. Может быть, это не так оправданно экономически, зато отлично с точки зрения пиара и маркетинга. Проверить надежность поставщика очень легко с помощью ресурса «Бизнес-навигатор»: там есть функция «проверить поставщика».

Ищите поставщиков, предлагающих хорошие условия — в первую очередь, отсрочку платежа. Себестоимость продукта должна составлять около 25% от продажной цены. Нужно всегда высчитывать, во сколько обходится продукт: если себестоимость на уровне 30%, это приемлемо; если она выходит за эти пределы, сами решайте, готовы ли вы получать меньше прибыли.

В погоне за прибылью многие пытаются самостоятельно делать выпечку и десерты, но не все высчитывают, насколько это оправданно. Принимая такое решение, нужно понимать, что ты на своей территории можешь произвести, какого качества и сколько это будет стоить. Продаете ли вы такое количество десертов, которое компенсирует зарплату кондитера?

• Наталья Ланцевич

Шаг 7. Подбор персонала

Для небольшой кофейни оптимально, если руководитель совмещает должности управляющего, гендиректора и пиарщика.

Подбор персонала опять-таки зависит от концепции. Если это просто кофейня быстрого обслуживания с неплохим кофе, через которую в день проходит 300 человек, то сотрудникам достаточно уметь нажимать на кнопку кофе-машины и обращаться с кассой. Если нужен средний чек 400 руб., то нужны и люди, способные этого достичь: улыбаться, предлагать к кофе что-то еще, создавать атмосферу, в которую хочется возвращаться. Простой способ их найти — обойти кофейни, найти людей, которые нравятся, и пригласить на работу.

Можно использовать и объявления на известных площадках типа HH. Главное — четко прописать критерии. Если мне нужны позитивные сотрудники, значит, человек должен улыбаться на собеседовании: если нет, он не прошел отбор. Идеально, если человек сам спрашивает, за что он будет отвечать, и может рассказать, что он даст кофейне. Нужно решить для себя: либо ты берешь людей, учишь их, «создаешь» (но это долго, дорого и не дает никаких гарантий), либо берешь уже на 70% «готовых». В любом случае, лучше не полениться и прописать 7-10 правил вашего бизнеса: улыбаться, приходить вовремя и т.д.

Желательно, чтобы и руководитель, и бариста ежедневно видели финансовый результат: для этого, например, персонал должен выкладывать в общий чат сумму заработанного за день. Это создает фокус внимания: если человек пишет, что сегодня заработал 29000, а надо 30000, значит, что-то недоделано.

• Каппинг

Шаг 8. Привлечение аудитории

Существует много способов интернет-маркетинга. Но интернет интернетом, а продвигать нужно и «ногами». Нужно самим дойти до людей. Заложите бюджет на дегустации, выберите посещаемые места в окрестностях, дайте попробовать свой продукт. Впоследствии даже списания нужно превращать в маркетинг: если видите, что не успеете продать продукт — не ждите момента, когда его можно будет только списать, подарите!

Надо четко поставить задачу пиарщику. Вам нужны сто человек в день, а для этого не обязательно, чтобы об открытии кофейни узнал весь город. Достаточно, чтобы узнали люди, которые живут и работают по соседству. А уж они, если им понравится, и другим расскажут, и будут оставлять у вас деньги – потому что захотят, чтобы эта кофейня здесь осталась.

За помощь в подготовке материала благодарим компанию Quick Resto.